電話応対マナーでの基本的な心得
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ビジネスマナーにおいて、電話の応対は重要なマナーのひとつです。
電話は相手の生活や仕事に突然割り込む行為ですので、それなりの配慮が必要となります。
ビジネスマナーにおける電話の応対での基本的な心得は、要領よく簡潔に話すことです。
電話をかけるときはまず名乗ってから...
一般的には、午前9時から午後9時ごろまで、食事時は避けるというのが常識ですが、ビジネスマナーでも同じです。
急用でない限り、相手の生活パターンや仕事の状態を考えてかける...場合によっては「いまよろしいでしょうか？」と尋ねてから用件に入りましょう。ビジネスマナーとしての電話の応対では、会社の仕事に直接影響するケースが多いといえますので、細心の注意が必要です。
電話をかける前には、用件の内容を整理して箇条書きのメモを作っておくと、いい忘れや伝え忘れを防ぐこともできます。また、必要な書類や資料は、あらかじめ手元に準備しておきましょう。
会話に関しては、丁寧な言葉遣い、明るくははっきりした口調を心がけ、早口にならないようにしましょう。
最初に用件の趣旨を述べ、そのあと細かい伝達事項にはいります。できるだけ手短に済ませ、長引きそうなら「もうすこしよろしいでしょうか？」と相手の都合を尋るようにしましょう。
用件が済むと、念のために要旨をまとめて確認し、挨拶の言葉を述べて静かに受話器を置くようにしましょう。
電話は、一般的にはかけた方からきるのがマナーといわれています。また、相手が目上の人なら、後から切るのが自然のマナーといえます。
また、相手が不在のときや途中で切れてしまったときなどは、かけた側からかけなおすのがビジネスマナーの電話の応対の基本といえます。
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